نظام‌های مدیریت منابع انسانی

سال‌هاست که برخی از صاحب‌نظران در مورد سیر نزولی جذب و نگهداشت افراد نخبه و متخصص کشور در بخش عمومی (دولتی) هشدار می‌دهند و آنچه بسیاری از ما آن را احساس می‌کنیم، کارآمدی نسبتاً پایین بدنه کارشناسی و اجرایی در بخش عمومی کشور است. بسیاری از نیروهای لایق، باسواد و دغدغه‌مند نسبت به مسائل کشور که ابتدا با امید و آرمان‌های متعالی وارد بخش عمومی می‌شوند، پس از مدتی دچار یأس و ناامیدی شده و به‌طورجدی به ترک کار می‌اندیشند. این درحالی است که به‌خاطر پیچیدگی بیشتر موضوعات عمومی، نیاز بیشتری در این بخش‌ها به افراد متخصص و خوش‌فکر وجود دارد. بخشی از این مشکل را می‌توان در سیستم‌های مدیریت منابع انسانی این سازمان‌ها ریشه‌یابی کرد[۱]. در این قسمت به برخی از دلالت‌های مدیریت منابع انسانی بر فرایند سیاست‌گذاری عمومی می‌پردازیم.

  • بخشی از اینکه نیروهای متخصص مسیر شغلی خود را کمتر کار در بخش دولتی انتخاب می‌کنند می‌توان با مفهومی به نام برند کارفرمایی توضیح داد[۲] و مدیران سازمان‌های دولتی ما باید به دنبال ارتقای برند کارفرمایی[۳] خود باشند. برند کارفرما، چیزی مانند برند تجاری است، منتها در بازار کار؛ تصویری است شکل گرفته از ویژگی‌های یک سازمان (به‌عنوان کارفرما) در ذهن متقاضیان در بازار کار یا کارکنان داخلی. برند کارفرمای خوب، موجب جذب کارکنان جدید بهتر و وفاداری و انگیزه بیشتر کارکنان موجود در سازمان می‌شود. این برند تحت تأثیر مأموریت‌های سازمان، فرهنگ سازمانی، رهبری سازمانی، سیستم‌های کارفرمایی (مانند جبران خدمات، استخدام، مدیریت عملکرد و فضای کاری) و نوع خدمات آن قرار می‌گیرد.
برند کارفرمایی در کشور
چند سازمان بخش عمومی در کشور خودمان را در نظر بگیرید و از نگاه بازار کار، برند کارفرمایی آنها را مقایسه کنید. شما ترجیح می‌دهید که در کدام سازمان‌ها کار کنید؟ چرا؟به نظر شما کدام عامل اثر بیشتری در انتخاب شما دارد؟ از موارد زیر می‌توانید انتخاب کنید:مدیریت سازمان، کیفیت همکاران، سفرهای شغلی، داشتن اختیارات، حقوق و مزایا، ارزش خدمت، فرصت‌های توسعه، استفاده از تکنولوژی، اندازه سازمان، سلامت سازمان، ساعات کاری، تعطیلات و…
  • امروزه بسیاری از سازمان‌های پیشرو در دنیا، از رویکردهای مدیریت استعدادها[۴] در مدیریت منابع انسانی خود بهره می‌برند. در این رویکردها، کارکردهای مختلف نظام مدیریت منابع انسانی مخصوصاً کارمندیابی و گزینش، آموزش و توسعه، نگهداشت، جانشین‌پروری و ارتقا و ارزیابی عملکرد، با یکدیگر یکپارچه شده و در خدمت اهداف استراتژیک سازمان قرار می‌گیرند. ایده اصلی این رویکردها آن است که هر یک از افراد حاضر در سازمان، به‌طور فردی مورد مطالعه قرار می‌گیرند و افرادی که دارای استعدادهای برتر برای آینده سازمان هستند، شناسایی، حفظ و پرورش می‌شوند و در زمان مقتضی در مسئولیت‌های جدید به کار گمارده می‌شوند. این افراد به‌طور ویژه دارای ارزش‌ها و انگیزه‌ها درونی هستند که مسیر شغلی آنها باید متناسب با آن طراحی شود. وجود چشم‌انداز روشن و انگیزه‌بخش برای آینده و احساس دیده شدن در سازمان، می‌تواند بسیاری از کاستی‌ها، نواقص و سختی‌های موجود در کار را برای افراد مستعد سازمان جبران کند. طراحی مسیر شغلی، باید برای افراد توانمند به‌نحوی باشد که صرفاً رشد و آینده موفق خود را در «مدیر شدن» دنبال نکنند. سازمان باید به نیروهای متخصص و زبده ارج بگذارد و رشد تخصصی آنها را در نظر بگیرد. سیستم‌های منابع انسانی در سازمان‌های ما، باید به طراحی راه‌حل‌های رشد و متناسب با آن، ارتقای حقوق و مزایا و شأن سازمانی مشاغل تخصصی بپردازند.

 

مدیریت استعدادها در سازمان‌های بخش عمومی کشور
در  زمینه مدیریت استعدادها به سه مثال در سازمان‌های بخش عمومی کشورمان توجه کنید:
۱- در بسیاری از دستگاه‌های بخش عمومی کشور، سیستم‌های مدیریت منابع انسانی دارای نقص‌های جدی هستند و تنها به کارگزینی، امور مالی و رفاهیات بسنده می‌کنند؛ لذا سیستمی برای جذب نیروی انسانی توانمند از کانال‌های قوی، شناسایی و نگهداشت نیروهای شایسته و رشد و توسعه واقعی آن‌ها وجود ندارد و در مورد نیروی انسانی کارشناس، کمتر سرمایه‌گذاری آینده‌نگر با دید جانشین‌پروری انجام می‌گیرد؛ به همین دلیل مشاهده می‌شود که حلقه مدیران، مخصوصاً در مورد مدیران استراتژیک، بسیار بسته است و بعضاً با وجود ناتوانی، همان افراد قبلی، چندباره به کار گمارده می‌شوند[۵]. بسیاری از فعالیت‌ها و موفقیت بسیاری از سازمان‌ها، به افراد وابسته شده است و در مورد اینکه بالاخره کسی باید چند سال بعد جانشین آن فرد باشد، برنامه‌ریزی نمی‌شود. لذا واقعاً کسی در حد و اندازه مدیریت سازمان درون آن پرورش نمی‌یابد. بنابراین یک نتیجه این است که اگر به هر دلیل نیاز به تغییر یک مدیر وجود داشته باشد، چاره‌ای نیست جز اینکه از خارج از سازمان مدیری به کار گمارده شود. با روی کار آمدن هر مدیر جدید از خارج سازمان، به علت عدم آشنایی با فرایندها و خدمات سازمان، فرهنگ آن و کارمندان و مدیران قدیمی آن، چالش‌های فراوانی در ماه‌ها یا سال‌های اول برای مدیر جدید به‌وجود می‌آید و او احساس می‌کند که نمی‌تواند کاری انجام دهد. در نتیجه مدیر مجبور به استخدام جمعی از افراد جدید به سازمان می‌شود که با او هماهنگ باشند (تیم خودش). به همین نحو می‌بینیم که با هر تغییر مدیریتی، اندازه دولت بزرگتر می‌شود و تقریباً تمامی سازمان‌ها با مشکل مازاد نیروی انسانی مواجه هستند. این افراد نیز پس از چند سال و مخصوصاً پس از تغییر دولت متبوع خود مانند سایر کارکنان دچار مشکل بازدهی شده و عملاً با وجود افزایش اندازه سازمان، نتیجه‌ای در بلندمدت عاید سازمان و جامعه نخواهد شد.
۲- از فرهنگ‌هایی که متأسفانه در سازمان‌های ما تا حد زیادی جا افتاده است، این است که افراد کارشناس، پس از مدتی نردبان رشد و ارتقای عمودی را طی می‌کنند و پس از انجام چند کار موفق و کسب تجربه در عمل، به سمت‌های مدیریتی (البته تا سطح مدیران میانی) می‌رسند. در نتیجه به مرور زمان، همه تمایل به مدیر شدن پیدا می‌کنند و هر کسی که مدیر می‌شود، نه خودش و نه دیگران کارهای پژوهشی و کارشناسی را در شأن او نمی‌دانند و او بیشتر خود را درگیر جلسات و کارهای اجرایی فراوان می‌کند. مدیریت، نظارت و طرح ایده‌های خوب، نهایت انتظاری است که از او می‌رود و درنتیجه می‌بینیم سازمان‌ها پر از سمت‌های مدیریتی متنوع و مملو از ایده‌های خوبی هستند که کسی نیست که آن‌ها را تا عملیاتی شدن به‌پیش ببرد؛ بسیاری از کارها یا برون‌سپاری می‌شوند یا به کارشناسان جدیدالورود (که هنوز نردبان عمودی را طی نکرده‌اند) سپرده می‌شوند. کارها معمولاً تا چند پله از بالا به پایین ارجاع می‌شوند تا درنهایت نیروی کم‌تجربه همه کارها را انجام دهد و بعد مدیران آن‌ها را امضا کنند یا در جلسات (گاه به اسم خود) ارائه نمایند. حقیقت این است که بسیاری از سازمان‌های ما بیش از اینکه به مدیران جدید نیاز داشته باشند، به کارشناسان بسیار قوی نیاز دارند. لذا نیاز به نظام‌های ارتقای افقی و تخصصی در مدیریت منابع انسانی سازمان‌ها احساس می‌شود.

۳- یکی از چالش‌های ما در سازمان‌های بخش عمومی، وجود افراد با استعداد، دغدغه‌مند و متخصصی است که به گوشه‌ای از سازمان خزیده‌اند و بیکار یا مشغول کارهایی با توان فکری و عملی محدود هستند و از ظرفیت‌های آنها استفاده نمی‌شود. [۶] فضای سازمان، باید برای کارشناس، امنیت، آزادی عمل و فرصت‌های آزمون‌وخطا فراهم سازد. بسیاری از کارشناسان پس از مدتی بیان نظرات و انتقادات خود، با دیدن واکنش‌های دیگران و مخصوصاً مدیران، عملاً محافظه‌کار شوند. مدیران و تصمیم‌گیران باید تلاش کنند بی‌پرده با مشکلات روبرو شوند و از نقدها (لااقل در فضاهای کارشناسی و خصوصی) استقبال کنند. خیلی از مدیران احساس می‌کنند که زیردستانشان چون کم‌اطلاع هستند انتقاد می‌کنند، بنابراین اهمیتی ندارد؛ در حالی که ادراک مشکلات توسط بدنه سازمان به اندازه وجود مشکلات واقعی اهمیت دارد. یا به‌عنوان مثال در این محیط‌ها، کارشناسان دریافت می‌کنند که نباید هر مسئله‌ای را با مدیر درمیان بگذارند، بلکه باید دیگران را نقد (در صورت نیاز!) و از نتایج کارهای مرتبط با خود تمجید کنند؛ در غیر این‌صورت ممکن است نه‌تنها خوشایند مدیر نباشد، بلکه خودِ کارشناس، به خاطر شکست اقدامات قبلی که به نحوی حاصل پیشنهاد‌های خودِ او بوده، مورد مؤاخذه قرار گیرد.

نگاهی فراتر از ساختار رسمی به مدیریت منابع انسانی

مدیریت کردن یعنی چه؟ این پرسشی است که سال‌ها صاحب‌نظران مختلف به آن پاسخ‌های متفاوتی داده‌اند. چارچوب‌های سنتی با برشماری کارکردهای مدیریت، به این سوال پاسخی مشابهِ این می‌دهند: برنامه‌ریزی، سازماندهی، استخدام، جهت‌دهی، هماهنگ‌سازی، گزارش‌گیری و بودجه‌ریزی[۷]. نگاه‌های سنتی به مدیریت، انسان را مانند ماشین موجودی قابل برنامه‌ریزی می‌داند که باید با نظارت سخت یا انگیزه‌های اقتصادی، کنترل آن را به دست گرفت. این کنترل، برای ایجاد یک‌دستی، عدالت و سهولت در همسویی همگانی با اهداف، از طریق ساختارهای بوروکراتیک در سازمان‌ها اعمال می‌شود. قبلاً در یادداشت ساختار، به نقد این نگاه تک‌بعدی پرداختیم. همان‌طور که در مباحث مربوط به سیاست‌گذاری رفتار شهروندان نیز نشان داده شد، مجموعه‌ای از فرایندهای روان‌شناختی پیچیده موجب می‌شود که انسان رفتارهایی را از خود بروز دهد و صرفاً با اجبار یا مکانیسم‌های مالی نمی‌توان به آنها دست یافت. مدیران باید این فرایندها را بشناسند و در رهبری سازمان از آنها استفاده کنند. در این بخش به‌طور مختصر به این موارد می‌پردازیم.

انگیزش

«انگیزش»[۸] یکی از حلقه‌های مفقوده نیروی انسانی در بسیاری از سازمان‌های ماست. افراد باانگیزه، مصمم‌تر و با تلاش بیشتر برای دستیابی به اهداف تلاش می‌کنند. همه ما تجربه داریم که اگر در کاری انگیزه داشته باشیم، تمام تلاشمان را برای آن می‌کنیم و بر بسیاری از محدودیت‌ها فائق می‌آییم. در مورد انگیزش، نظریات فراوانی ارائه شده است که در کتب رفتار سازمانی می‌توان آنها را مطالعه کرد.

از نظریه‌های معاصر در زمینه انگیزش، می‌توان به نظریه خودتعیین‌گری[۹] اشاره کرد. تاکنون تبیین‌های متنوعی از این نظریه ارائه شده است و مطالعات بسیاری صحت آن را تأیید کرده‌اند. این نظریه بر «احساس آزادی» افراد به عنوان مهم‌ترین رکن انگیزش تأکید دارد. هر فعالیتی که انسان احساس کند به‌صورت آزادانه و با اختیار و تصمیم خود آن را انتخاب کرده است، در انجام آن انگیزه خواهد داشت.

بخشی از مطالعات در حوزه خودتعیین‌گری، به نظریه‌ای[۱۰] تمرکز کرده‌اند که می‌گوید پاداش‌های بیرونی[۱۱] تمایل درونی را به انجام یک کار کاهش می‌دهد. مثلاً اگر بخواهیم با پرداخت پول، فردی را به کاری وادار کنیم، فرد کمتر منشأ آن را «خواست» خود، بلکه یک «باید» بیرونی تلقی خواهد کرد. همچنین خودتعیین‌گری می‌گوید که علاوه بر نیاز به اختیار و آزادی عمل، افراد به دنبال ارتقای صلاحیت (این احساس که می‌توانند کاری را به‌خوبی انجام دهند) و ارتباطات خود با دیگران (دوست داشتن و دوست داشته شدن) هستند[۱۲]. لذا هر کاری که انسان بتواند در آن، این نیازهای اساسی خود را پاسخ گوید، در سطح بالایی برای او انگیزه‌بخش خواهد بود. پاداش‌های بیرونی اگر این احساس را در فرد تقویت کنند که وی مورد تحسین دیگران واقع شده یا نشانگر افزایش صلاحیت او در کار است، می‌تواند انگیزش درونی را نیز سبب شود. در نتیجه افرادی که هدف خود را از انجام یک کار یا فعالیت، به یک انگیزه در درون خود وصل می‌کنند، کار برای آنها معنادار می‌شود و در نتیجه عملکرد بهتری خواهند داشت. یک خرده‌نظریه دیگرِ خودتعیین‌گری، یکپارچگی ارگانیزمیک[۱۳] نامیده شده است. این نظریه، طیفی را میان انگیزه‌های ذاتی و انگیزه‌های بیرونی در نظر می‌گیرد. مثلاً ممکن است انجام یک فعالیت برای فردی با یک انگیزه ذاتی توأم نباشد، ولی از بابِ فشار قواعد اجتماعی (انتظار اطرافیان)، پیوند به یک ارزش درونی و یا پیوند به یک ویژگی هویتی، برای فرد انگیزه‌بخش باشد.


برخی از مسائل انگیزشی در سازمان‌های بخش عمومی کشور:
۱- معمولاً در سازمان‌های دولتی، افرادی را می‌توان دید که دارای دانش و حتی علاقه زیادی برای کار هستند، ولی بهره‌وری زیادی برای سازمان خود ندارند. در صحبت با این افراد، معمولاً این نکات را به عنوان دلیل خود برای عدم به‌کارگیری تمام توان خود بیان می‌کنند: «کسی براش مهم نیست که ما خوب کار کنیم یا نه»، «در کارهای قبلی‌مون کلی تلاش کردیم ولی به جایی نرسیده»، «همه کارها را ما می‌کنیم ولی موقع تصمیم اصلاً ما را به حساب نمیارن»، «اینجا هیچ کس کار نمی‌کنه و مدیران خودشون هم از کارشناسا کار نمی‌خوان، ما چرا بیخود دل بسوزونیم» و… . این شکایت‌ها و گلایه‌ها، نیاز به انجام مطالعه و بررسی دقیق دارند ولی همگی حکایت از نبود انگیزه‌های کافی در دست‌اندرکاران دارند. هر چقدر این نگرش‌ها و هنجارها در محیط‌های سازمانی بیشتر فراگیر شود و هر چقدر تلاش‌های ناموفق برای بیرون کشیدن این مشکلات بیشتر شود، نجات دادن سازمان سخت‌تر می‌شود.

۲- مشاهده می‌شود که بسیاری از کارشناسان جوانی که با انگیزه‌های درونی وارد سازمان‌های بخش عمومی می‌شوند، به مرور فرهنگ کارمندی را فرامی‌گیرند! بسیاری از این افراد ممکن است در ابتدا با هدف استفاده عملی از تخصص خود و یادگیری بیشتر در میدان عمل، انگیزه‌های اجتماعی یا حتی انگیزه‌های مذهبی وارد بخش دولتی شده باشند، ولی به مرور ساعت‌های کاری، حقوق و مزایا و مواردی از این دست برای آنها پررنگ می‌شود.

بخشی از این پدیده را شاید بتوان با نظریه خود تعیین‌گری توضیح داد. این نظریه، دلالت‌های مهمی در مورد استفاده صِرف از ابزارهای کنترلی (دستورالعمل‌ها، تشویق‌ها و تنبیه‌های متعدد، بازخوردهای سخت و…) در مدیریت دارد[۱۴]. استفاده بیش از اندازه از این ابزارها، مانع خودشناسی، پرورش درونی و احساس ارزشمندی شخصی می‌شود و در بلندمدت، جهت‌گیری شخصیتی را کنترلی و وابسته به بیرون سازد و شاید وجدان و گرایش‌های اخلاقی حین کار را در آنها تضعیف کند. علاوه بر این، موجب رفتارهایی کوتاه‌مدت، ناپایدار و واکنشی می‌شود و عدم وجود علاقه و اشتیاق در انجام کارها می‌تواند در مواردی که خروجی‌ها و نتایج کمّی نیستند، موجب کاهش کیفیت نتیجه کار بشود.

بخشی از این مشکلات انگیزشی، ناشی از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی ماشینی است. مثلاً سیستم جبران خدمات در این سازمان‌ها به نحوی است که حضور در یک بازه زمانی الزامی است و پس از آن اضافه کار محسوب می‌شود و یا حقوق بر اساس تعداد ساعت حضور اعطا می‌شود. این گونه معیارهای کمّی، علی‌رغم سهولت در نظارت، محاسبه و پرداخت این اشکال را دارد که سنجش کار فرد را صرفاً بر اساس معیار حضور فیزیکی قرار می‌دهد و کیفیت کار در آن مورد توجه نیست. به همین دلیل ممکن است ضمن اینکه در خدمت هدف سازمان قرار نمی‌گیرد، انگیزه‌های بیرونی را در فرد افزایش دهد و توجه وی را از مسائل واقعی به‌سوی مسائل شکلی تغییر دهد. گاه مشاهده می‌شود که فرد در هر کاری که می‌خواهد به انجام برساند، به دنبال این است که آیا سازمان آن را درک می‌کند و آیا آن را به نحوی جبران خواهد کرد یا خیر.

البته باید توجه داشت که ذکر پیامدهای منفی ابزارهای کنترلی، به معنای نفی مطلق آنها نیست. بلکه توصیه می‌شود که ضرورت استفاده از آنها برای افراد تبیین شود و آنها را با انگیزه‌های درونی افراد توأم کرد. افراد باید ضمن اینکه احساس عاملیت (agency) و استقلال درونی دارند، از این ابزارها برای اهداف خود بهره ببرند.[۱۵]

 

۳- یکی از دلالت‌های نظریه خودتعیین‌گری در هدف‌گذاری و تخصیص مسئولیت‌هاست. همان‌طور که در یادداشت‌های اول مشاهده کردیم، هر برنامه اقدام، شامل مجموعه‌ای از اهداف است که برای هر کدام، یک مسئول در نظر گرفته می‌شود. همچنین راجع به ویژگی‌های هدف (SMART) و فرایند تحلیلی لازم برای تهیه آنها نکاتی را بیان کردیم. اما در مواقع بسیاری می‌بینیم که بهترین برنامه‌های اقدام و اسناد سیاستی، حتی با وجود موافقت و تعهد مجریان آن، به اجرا نمی‌رسند یا حتی از نظر دستیابی به اهداف کمّی به اجرا می‌رسند ولی آن چه انتظار می‌رفت به دست نیامد. این نظریه به ما می‌گوید که صرفِ داشتن اهدافی روشن با زمان‌بندی و شاخص‌های مشخص کافی نیست، بلکه این موضوع که چقدر اهداف با انگیزه‌ها و ارزش‌های درونی مجریان همسو است نیز بسیار اهمیت دارد. یکی از راه‌های ایجاد این همسویی، استفاده از مشارکت افراد در تصمیم‌گیری است. مشارکت افراد، ضمن افزایش کیفیت تصمیمات، در افراد ایجاد نوعی احساس تعهد و اختیار می‌کند و در ضمن با قرار گرفتن آنها در جریان تصمیم‌گیری و مشاهده نتایج، موجب رشد و پختگی بیشتر آنها نیز می‌شود. استفاده از مشارکت افراد، مخصوصاً در شرایطی که موضوع پیچیده و مبهم بوده، تعهد افراد اهمیت زیادی دارد و افراد اعتماد کمی به تصمیم‌گیری از بالا دارند، توصیه می‌شود.

با توجه به آنچه گفته شد، اداره سازمان دارای دو جنبه است که هر مدیر موفقی باید بر هر دو جنبه مسلط باشد. در ادبیات رهبری سازمانی، برای نشان دادن این دو نوع نگاه، میان اصطلاح «مدیریت»[۱۷] و «رهبری»[۱۸] تمایز گذاشته شده است. «مدیریت»، شامل استفاده از ابزارهای رسمی مدیر برای کنترل افراد است مانند تقسیم وظایف، کنترل، روابط کار و… در آنها نگاهی وظیفه‌محور و مکانیکی به نیروی انسانی حاکم است، البته وجود حداقلی از این نگاه نیز ضروری است (ذیل نظریه خودتعیین‌گری به کاستی‌های آن اشاره کردیم).  ولی در «رهبری»، مسئله اصلی، انسان‌ها و «نفوذ»[۱۹] به درون آنهاست؛ اینکه چگونه کاری کنیم که افراد مطابق میل و انگیزه خود، در رسیدن به اهداف سازمان تلاش کنند.[۲۰] در کتب رهبری سازمانی می‌توانید در این مورد بیشتر بخوانید.

مدیریت عملکرد و شایستگی‌ها

در یادداشت‌های قبلی به ارزیابی برنامه‌ها و سیاست‌ها پرداختیم. همان‌طور که قبلاً دیدیم، معمولاً برای هر شاخص، یک یا چند دستگاه مسئول تعیین می‌شود که در واقع ارزیابی‌های فرایند و تأثیر، ارزیابی عملکرد آن دستگاه‌ها هم هست. علاوه بر آن، معمولاً ارزیابی عملکرد درون دستگاه‌های (سازمان) مسئول هم انجام می‌پذیرد. مثلاً قبلاً در مطالعه موردی «برنامه‌های میان‌دستگاهی در دولت ائتلافی انگلستان» دیدیم که چگونه برای شاخص‌ها، نه تنها نهاد مسئول، بلکه درون هر نهاد، واحد و فرد مسئول هم مشخص شده بود. لذا نظام ارزیابی سیاست، می‌تواند شامل یک نظام کنترل مدیریتی درون سازمان و نظام ارزیابی عملکرد نیروی انسانی هم باشد.

در رابطه با مدیریت عملکرد، به چند چالش رایج در کشور خودمان اشاره می‌کنیم:
۱- برخی از سازمان‌های بخش عمومی تلاش کرده‌اند که نظام ارزیابی عملکرد را درون خود به‌وجود آورند[۲۱] اما این نظام‌ها خود مشکلات جدیدی را به‌وجود آورده‌اند. با توجه به اینکه شاخص‌های عملکرد واحدها و افراد چندان عینی و دارای تعاریف عملیاتی مشخص نیست و مدیران پاداش را به اصطلاح از جیب خود نمی‌دهند، در انجام ارزیابی‌ها دقیق نیستند و ارزیابی‌ها تحت تأثیر دلسوزی شخصی و پارتی‌بازی یا اختلافات قبلی قرار می‌گیرند و گاه می‌توان گفت این ارزیابی‌ها آن‌قدر دچار سوگیری است که اصلاً نمی‌توان به آنها اعتماد کرد. ایجاد یک نظام ارزیابی عملکرد قوی در سازمان‌های بخش عمومی بسیار مشکل است و پیاده‌سازی نظام‌های معیوب، اثراتی به مراتب مخرب‌تر از نبود آنها را در پی دارد که نارضایتی و بی‌انگیزگی ناشی از فساد و بی‌عدالتی نتیجه طبیعی آنهاست.

۲- در بسیاری از مواقع، سیستم‌های ارزیابی عملکرد به سیستم پاداش و حقوق وصل می‌شوند. انجام این کار با وجود اینکه به‌طور کلی موجب احساس عدالت بیشتر از سوی کارمندان کوشای سازمان و انگیزه‌بخشی بیشتر به نیروی انسانی می‌شود، اما بدون در نظر گرفتن برخی ملاحظات، ممکن است به اختلال در فضای اعتماد متقابل و در نهایت نابودی تلاش‌های ارزیابی عملکرد و مربی‌گری ختم شود. در این زمینه به چند نکته توجه کنید:

الف) در ابتدای راه‌اندازی سیستم ارزیابی عملکرد، بهتر است این کار صورت نگیرد، چرا که هنوز سیستم ارزیابی، مشروعیت کافی را در میان افراد نیافته و این کار «جا انداختن» آن را سخت‌تر و پرچالش‌تر می‌کند. همچنین ممکن است این سیستم دارای ایراداتی باشد که باید به مرور رفع شود و اتصال آن به حقوق، موجب احساس ناعدالتی بیشتر می‌شود.

ب) همه شاخص‌های ارزیابی عملکرد لازم نیست به سیستم پرداخت و حقوق متصل شود. بهتر است که بیشتر از شاخص‌های نتیجه‌ای و عینی (کمتر قضاوتی و ادراکی) برای تعیین میزان متغیر حقوق استفاده کرد (لذا در مشاغلی که نتایجی پیچیده و غیرقابل قضاوت دارند، کار مشکلی است). بهتر است تعداد این شاخص‌ها محدود باشد که پردازش ذهنی آن برای فرد معنادار باشد. سایر شاخص‌ها می‌تواند با هدف یادگیری و توسعه منابع انسانی تهیه شود.

ج) بعضی از شیوه‌های ارزیابی عملکرد باید با ملاحظات بیشتری به پرداخت وصل شود یا اصلاً وصل نشود. مثلاً شیوه «ارزیابی ۳۶۰ درجه» که در آن، اطرافیان (مدیر، همکار، زیردست) فرد به ارزیابی او می‌پردازند. اتصال نتایج این ارزیابی به پرداخت موجب می‌شود که اولاً اعتبار ارزیابی به خاطر ملاحظه‌کاری افراد به خطر بیفتد، جو سازمان و روابط میان افراد را سیاسی کند، غیرمعتبر و سلیقه‌ای قلمداد شده و در نتیجه احساس بی‌عدالتی در سازمان به‌وجود بیاورد و مهم‌تر از همه، این موارد کارکرد اصلی ارزیابی را که یادگیری و توسعه افراد است، تحت‌الشعاع قرار دهد. به‌لحاظ فنی، میانگین گرفتن از چند شاخص برای بدست آوردن یک شاخص کلی جهت اتصال به پرداخت، کار منطقی و صحیحی نیست.

همان‌طور که در بخش انگیزش و نظریه خودتعیین‌گری دیدیم، اتصال عملکرد به پرداخت، در مورد افراد توانمند، می‌تواند موجب بیرونی کردن انگیزه‌ها و کاهش عمق و اثربخشی رفتارهای آنها شود. لذا باید با ارتباطات صحیح و گفتگوی سازنده میان مدیر و کارمند تکمیل شود. این گفتگو باید مستمر باشد و نیروی انسانی باید دارای برآورد تقریبی از رضایت سازمان از عملکرد خود باشد. در غیر این صورت، مواجهه ناگهانی با نتایج ارزیابی و مخصوصاً در صورت اثرگذاری آن بر پرداخت، شوکه شده و عملاً ارزیابی را بی‌فایده می‌سازد.

۳- یک چالش سیستم‌های ارزیابی عملکرد آن است که گاه نه انتظارات برای ناظران و مجریان، کاملاً مشخص و شفاف است، نه راه رسیدن به آنها و نه تلاشی از سوی سازمان و مدیر برای کمک به نیروی انسانی برای بهبود آنها صورت می‌پذیرد. در این شرایط نظام ارزیابی عملکرد همیشه موجب بروز تنش بین مدیران و کارشناسان می‌شود. مدیران از اینکه کارشناسان یا کارمندان، وظایف محوله را به‌موقع و باکیفیت انجام نمی‌دهند گله‌مندند و کارشناسان یا کارمندان از اینکه موضوع برایشان مبهم است و معلوم نیست مدیرشان از آن‌ها چه می‌خواهد یا اینکه آنها باید پاسخگوی مشکلاتی باشند که خارج از اختیار آنهاست! نکته اساسی آن است که هم‌محوری بین مدیران و کارشناسان اتفاق نمی‌افتد، مگر اینکه بین آنها فضای اعتماد و ارتباطات اثربخش شکل بگیرد؛ وگرنه از کوچکترین کلماتی که میان آنها ردوبدل می‌شود، معانی و غرض‌هایی غیر واقعی برداشت می‌شود.

۴- یکی از معضلات در نظام‌های ارزیابی عملکرد، به فرایندها و سیستم‌های پیگیری انجام کار بازمی‌گردد. معمولاً این فرایندها فاقد نظم و قواعد لازم هستند و درنتیجه چالش‌هایی را به دنبال دارند. مثلاً مشاهده می‌شود که بعد از محول کردن یک کار به کارشناس/واحد مربوطه، به‌کلی آن کار توسط خودِ مدیر فراموش می‌شود و مدیر کارهای دیگر به کارشناس /واحد واگذار می‌کند، بدون اینکه کار اول به نتیجه رسیده باشد. درنتیجه یا کارشناس/واحد هم به همین راحتی آن را فراموش می‌کند و هیچ اتفاقی نمی‌افتد! یا اینکه به مناسبت یا ضرورتی بیرونی، مدیر ناگهان موضوع به خاطرش می‌آید و کارشناس/واحد را به خاطر اینکه مدت‌هاست کار را به عقب انداخته بازخواست کرده و از او می‌خواهد که سریعاً کار را تحویل دهد که به فلان جلسه برسد؛ درنتیجه هم آن کارشناس/واحد ناراضی می‌شود و هم اینکه به خاطر فشار زمانی، خروجی نامناسبی را تحویل می‌دهد. به همین خاطر بارها دیده می‌شود که بااینکه کارشناسان اغلب فشار کاری کمی دارند ولی کارهای مهم در زمان‌های کوتاه و باعجله انجام می‌شود. همچنین به خاطر سیستماتیک و دقیق نبودن پیگیری و تحویل کار، معمولاً کارشناسان باتجربه آموخته‌اند که چگونه در یک جلسه، مدیر را تحت تأثیر قرار دهند و وی را از نتیجه کار راضی کنند (مثلاً با گذاشتن اسلاید، شکل و نمودارهای جذاب و برخی نتایج موردنظر مدیر!) و بیلان‌های کاری بلندبالا ارائه دهند.

۵- نگاه بالا به پایین: این یکی از مهم‌ترین معضلات فرهنگی در سازمان‌های رسمی کشور ما است. بسیاری از مدیران محترم در کشور ما، احساس می‌کنند که با رسیدن به مدیریت، از همه لحاظ شایسته‌تر از سایرین بوده‌اند و ازجمله، به لحاظ علمی و قدرت تشخیص و یافتن راه‌حل، بیش از تمامی افراد زیرمجموعه توانمند هستند؛ لذا به‌عنوان‌مثال هنگامی‌که در یک جلسه، رئیس، یک مسئله و راه‌حلی را تشخیص می‌دهد و به‌عنوان نظر قطعی مطرح می‌کند، معمولاً کسی جرئت ندارد نه در آن مسئله تردید کند و نه در راه‌حل. معمولاً مدیر در اکثر موضوعات نظر دارد و انتظار دارد که کارشناسان هم آن را بپذیرند و به کار ببندند. کارشناس هم حتی اگر از تخصص و قوه تفکر بالایی برخوردار باشد، معمولاً تا یک حدی مخالفت خود را ابراز می‌کند و از یک جایی به بعد سکوت می‌کند. یک دلیلی که مدیران برای این عملکرد خود معمولاً می‌آورند، این است که آن‌ها تجربه بیشتری دارند و درنتیجه از کارشناس، نظر صائب‌تری دارند[۲۲]. ضمن قبول عنصر تجربه به‌عنوان یک معیار مهم برای پیش‌بینی شایستگی‌ها، مخصوصاً در مسائل مدیریتی، باید گفت اولاً همه‌چیز تجربه نیست و ممکن است تخصص و مطالعه و حتی تجربه شخصی یک فرد در یک زمینه خاص، از مدیرش نیز بالاتر باشد. ثانیاً در مسائل پیچیده انسانی و اجتماعی، هیچ‌گاه نمی‌توان به‌راحتی فهم و درک بالاتر را به‌طور مطلق ادعا کرد و بهتر است از نظرات و زوایای دید مختلف بهره گرفت. ثالثاً، تجربه، متکی به موفقیت و شکست‌های قبلی است و در صورتی مفید است که ارزیابی دقیقی از کارهای سابق صورت گرفته باشد؛ در بسیاری از مواقع مشاهده می‌شود که مدیری که خود را باتجربه می‌خواند، در عمل کارنامه موفق و قابل‌قبولی نیز نداشته و اصلاً وضع نامناسب موجود، حاصل مدیریت خودِ اوست! اما او خود را موفق می‌داند، ناکامی‌ها را به عوامل بیرونی نسبت می‌دهد و به روش‌های قدیمی خود تأکید و اصرار دارد و مرتب به آن‌ها ارجاع می‌دهد.

پرسش‌هایی برای بحث:

۱- در مورد اثر دانینگ-کروگر تحقیق کنید.

۲- حتی به‌فرض موفقیت‌های نسبی مدیر، این اصرار بر روش‌های قبلی می‌تواند از یک فرایند ذهنی به نام «تله شایستگی»[۲۳] هم نشئت گرفته باشد…تحقیق کنید که تله شایستگی چیست؟ ارتباط آن با تأکید مدیر بر روش‌های قبلی چیست؟ آیا می‌توانید مثالی در این مورد به خاطر بیاورید؟

امروزه در مشاغل سخت و تخصصی، ارزیابی منابع انسانی بیشتر بر اساس شایستگی‌های مورد نیاز در جهت ایفای نقش انجام می‌شود. بنابراین علاوه بر شاخص‌های نتیجه‌ای و فرایندی، می‌توان در ارزیابی سیاست‌ها، شاخص‌هایی نیز برای سنجش شایستگی عاملان آنها نیز در نظر گرفت (مخصوصاً در مورد فعالیت‌هایی که نیاز به یادگیری، تخصص و خلاقیت دارد و تمامی مراحل کار و حتی نتایج به خوبی قابل پیش‌بینی و برنامه‌ریزی نیستند). در این موارد، افراد (مخصوصاً نیروهای انسانی کلیدی) نه بر اساس خروجی‌ها و نه وظایف از قبل تعیین شده، بلکه بر این اساس که چه توانمندی‌هایی کسب کرده‌اند و کدام شایستگی‌ها را به نحو احسن بروز می‌دهند، ارزیابی می‌شوند؛ مثلاً در یک برنامه توسعه اجتماعی که قرار است در سراسر کشور انجام شود، توانمندسازی مسئولان محلی و کارگزاران محلی توسعه (مثلاً مددکاران اجتماعی) بسیار اهمیت می‌یابد؛ لذا می‌توان با سنجش توانمندی‌های این افراد، انتظار داشت که فرایندها و نتایج نیز به‌تبع آن به‌خوبی انجام پذیرد.

مدل‌های شایستگی[۲۴]
۱- مروری بر مدل‌های شایستگی در گزارش OECD

برای هر یک از نقش‌های کلیدی درون سازمان می‌توان مدل‌های شایستگی شامل رفتارها، دانش و توانمندی‌های مطلوب برای ایفای آن نقش طراحی کرد. این مدل‌ها معمولاً شامل چند حوزه (Area) و چند واحد (Unit) هستند. ذیل هر واحد، شایستگی‌ها (معمولاً در قالب گزاره‌های رفتاری مطلوب برای ایفای نقش) به چشم می‌خورد. مدل‌های شایستگی، مبنای بسیاری از کارکردهای منابع انسانی، مانند جذب، ارتقا، آموزش و ارزیابی عملکرد قرار می‌گیرند.

گزارش زیر را از OECD دانلود کنید.

MANAGING COMPETENCIES IN GOVERNMENT: STATE OF THE ART PRACTICES AND ISSUES AT STAKE FOR THE FUTURE[25]

در پیوست ۱ این گزارش، مروری بر مدل‌های شایستگی نقش‌های کلیدی در بخش عمومی کشورهای مختلف بیندازید و اجزای آنها را تحلیل کنید.

۲- نظام شایستگی‎های شغلی در استرالیا

دولت استرالیا حدود ۲۰ سال است که نظام آموزشی خود را مبتنی بر مدل آموزش مبتنی بر شایستگی[۲۶] (CBT) توسعه داده است. براین اساس، دولت در ابتدا کلیه مهارت‎های لازم برای هریک از رسته‎های شغلی-تخصصی (اعم از مشاغل عمومی، خصوصی و صنعت) را جمع‌آوری نموده و در گام بعدی، برای هریک از مهارت‎ها، چندین «واحد شایستگی»[۲۷]  تعریف نمود. هریک از واحدهای شایستگی دربردارنده توانمندی‎های مهارتی و دانشی مرتبط با یک شایستگی است. در نهایت، بسته‎های آموزشی برای فراگیری این شایستگی‎ها طراحی شد و تعیین گردید که در هر یک از سطوح تحصیلی (آموزش ابتدایی و متوسطه، آموزش عالی و آموزش ضمن خدمت شغلی) کدام بخش از این بسته آموزشی ارائه شود. در حال حاضر، کلیه مؤسسات آموزشی (اعم از مدارس، دانشگاه‎ها، واحدهای آموزشی شغلی مستقر در سازمان‏های دولتی و خصوصی) ملزم هستند برای آموزش مهارت‎های مورد نیاز، به سایت وزارت آموزش و پرورش رجوع کرده و محتوای آموزشی خود را با توجه به راهنماهای مرتبط تنطیم و ارائه کنند. در اینجا با توجه به موضوع یادداشت به بررسی بسته آموزشی «مشاغل بخش عمومی»[۲۸] می‌پردازیم[۲۹].

همانطور که در شکل زیر مشخص است، در قسمت خلاصه، اطلاعاتی نظیر آخرین نسخه‎های ویرایش شده و تاریخ ویرایش آنها (Releases)، عناوین نسخه‎های قبلی و کد آنها (Usage recommendation)، مجلدات راهنمای پیاده‎سازی این بسته آموزشی (Companion volumes) و در نهایت، عناوین مؤسسات ارائه دهنده این بسته آموزشی (Delivery) ارائه شده است.

 

در شکل زیر، رشته‎های تحصیلی دربردارنده این بسته آموزشی در هریک از سطوح آموزشی نشان داده شده است.

در شکل زیر، ۱۴ مهارت جامع مرتبط با این بسته آموزشی معرفی شده است.

از بین مهارت‏های فوق، به‎عنوان نمونه، مهارت «مدیریت اجرایی بخش عمومی»[۳۰] را انتخاب می‎کنیم[۳۱]. در این پروفایل، کلیه واحدهای شایستگی که فرد باید داشته باشد تا بتوان گفت در این مهارت توانمند است، ارائه شده است. مطابق شکل زیر، ۶ واحد شایستگی برای این مهارت تعریف شده است.

اکنون از میان موارد فوق به‎طور مثال، واحد شایستگی «مدیریت پیاده‎سازی سیاست»  را برمی‎گزینیم. در پروفایل مربوط به این واحد شایستگی[۳۲] موارد کاربرد این واحد شایستگی (Application)، حوزه موضوعی مربوطه (Competency Field)، و معیارهای عملکردی این شایستگی (Elements and Performance Criteria) رؤیت می‎شود:

همانطور که در معیارهای عملکردی مشهود است، فرد دارای این شایستگی باید دو توانمندی تفسیر سیاست و پیاده‎سازی آن را داشته باشد. هریک از این توانمندی‏ها، با گزاره‎‏هایی رفتاری تبیین شده است.

همچنین در شکل زیر، راهنمایی‎های لازم برای ارزیابی افرادِ دارای این شایستگی ارائه شده است.

مطابق شکل فوق، افراد باید با توجه به دو مؤلفه عملکردی (performance) و دانشی (knowledge) با معیارهای بالا مورد ارزیابی قرار بگیرند. در انتها، لینک مجلدات راهنمای  آموزش و ارزیابی این واحد شایستگی ارائه شده است که توصیه می‌کنیم آن را نیز مشاهده فرمایید[۳۳].

همان‌طور که مشاهده کردید، در هر رشته شغلی، یک تعداد بسته آموزشی، در هر بسته تعدادی مهارت و ذیل هر مهارت تعدادی شایستگی که برای هر شایستگی شاخص‌های رفتاری و روش‌های ارزیابی و آموزش وجود دارد. این مجموعه می‌تواند یک نظام حرفه‌ای در مدیریت منابع انسانی بخش عمومی را تشکیل دهد.

 

آیا شما در مورد مطالب این یادداشت، تجربه سیاستی دیگری (در داخل یا خارج از کشور) را سراغ دارید؟ درصورت تمایل، این تجربه‎ها را در قسمت دیدگاه‎ با ما در میان بگذارید تا با نام خودتان منتشر شود.


نویسندگان:  علیرضا نفیسی، محسن اشعاری


[۱] نکته‌ای که باید به آن اذعان داشت این است که بسیاری از مسائلی که در این یادداشت یا سایر یادداشت‌های مرتبط با مسائل نرم مطرح می‌شود، اختصاصی به سازمان‌های بخش عمومی در ایران ندارد و خیلی از سازمان‌های بخش خصوصی نیز از معضلات مشابه رنج می‌برند.

[۲] اصولاً کار دولتی (یا «کارمندی» در اصطلاح ما)، پرستیژ و شأن پایین‌تری نسبت به کارهای مشابه در حوزه صنعتی و کسب‌وکار دارد و تحسین اجتماعی بیشتری را مخصوصاً در میان نخبگان جامعه در پی دارد. این موضوع باعث دفع افراد متخصص و نخبه از ایفای نقش در این حوزه‌های خطیر شده است. مشاغل کارمندی، معمولاً در ذهن افراد با خصوصیاتی چون کار ثابت و راحت، غیرجدی و با خروجی کم هم‌نشین شده است.

[۳] Employer brand

[۴] Talent management

[۵] ممکن است با روی کار آمدن یک جناح سیاسی، دسته‌ای از مدیران جناح مخالف تا مدتی ناپیدا باشند ولی با روی کار آمدن جناح مخالف مجدداً از میان آنها انتخاب صورت می‌گیرد.

[۶] این استفاده محدود از توان افراد، موجب کاهش توان افراد می‌شود؛ چرا که به‌مرور افراد به کارهای ساده عادت می‌کنند و دغدغه‌های ارزشی هم در آن‌ها کم‌رنگ می‌شود و اهداف آن‌ها کوچک می‌شود؛ لذا اثر آن بلندمدت است و پس از گذر زمان مشخصی، دیگر نمی‌توان مانند روز اول از آن‌ها انتظار کارهای بزرگ و مهم داشت.

[۷] این چارچوب به POSDCORB معروف است.

[۸] Motivation

[۹] Self-determination theory

[۱۰] نظریه ارزیابی شناختی cognitive evaluation theory

[۱۱] Extrinsic rewards

[۱۲] نظریه نیازهای اساسی Basic needs theory

[۱۳] Organismic integrating theory

[۱۴] قبلاً نیز در بخش ساختار، به برخی کاستی‌های بوروکراسی اشاره شد.

[۱۵] برای مطالعه بیشتر در مورد نظریه خودتعیین‌گری، به کتاب «بازگشت به اصالت» اثر آقای دکتر علوی مراجعه کنید. در تهیه مطالب این قسمت از این کتاب استفاده شده است.

[۱۶] حتی در قانون مدیریت خدمات کشوری هم به چنین نظامی اشاره شده است.

[۱۷] Management

[۱۸] Organizational Leadership

[۱۹] Influence

[۲۰] البته باید توجه داشت که مسائل مربوط به «مدیریت» نیز در سازمان‌ها بسیار مهم هستند. واضح است که بسیاری از مشکلات ما از نبود نظم، مدیریت زمان، نظارت و پیگیری نشأت می‌گیرد.

[۲۱] حتی در قانون مدیریت خدمات کشوری هم به چنین نظامی اشاره شده است.

[۲۲] بگذریم از مدیران یک‌شبه که برای اثبات خود و…، از روش دستوری و بالا به پایین در مسائل کارشناسی و علمی استفاده می‌کنند.

[۲۳] Competency Trap

[۲۴] Competency Models

[۲۵] از این آدرس می‌توانید گزارش را دانلود کنید: https://goo.gl/k1Lmtv

[۲۶] CBT- Competency-Based Training

[۲۷] Competency Unit

[۲۸] Public Sector Training Package

[۲۹] لینک مربوط به اطلاعات عمومی این بسته آموزشی: https://goo.gl/HTGdet

[۳۰] Public Sector Executive Manager

[۳۱] لینک مربوط به این پروفایل:  https://goo.gl/vrNthX

[۳۲] لینک مربوط به این پروفایل:  https://goo.gl/DMScdm

[۳۳] https://goo.gl/QFDwhT

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.